Ob Berichte, Rechnungen oder Datenanalysen – Excel-Dateien sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Doch wenn du deine Tabellen mit anderen teilen möchtest, ist das PDF-Format oft die bessere Wahl. Es sorgt für ein sauberes Layout, verhindert versehentliche Änderungen und ist auf jedem Gerät lesbar. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über das Excel zu PDF umwandeln wissen musst – von der ganzen Arbeitsmappe bis zur professionellen Formatierung.
Excel ganze Arbeitsmappe in PDF umwandeln
Wenn du mehrere Tabellenblätter in einer Datei hast, möchtest du wahrscheinlich die gesamte Arbeitsmappe in PDF umwandeln, statt nur ein einzelnes Blatt. Das ist ganz einfach:
Öffne deine Excel-Datei.
Klicke auf Datei > Drucken.
Unter „Einstellungen“ wähle Gesamte Arbeitsmappe drucken.
Wähle als Drucker „Microsoft Print to PDF“ (Windows) oder „Als PDF speichern“ (Mac).
Klicke auf Drucken, gib den Speicherort an und speichere die Datei.
So wird jedes Tabellenblatt als eigene PDF-Seite gespeichert – ideal für umfangreiche Berichte oder Projektübersichten.
Excel PDF Formatierung optimieren
Beim Excel als PDF speichern kommt es oft vor, dass die Formatierung nicht perfekt aussieht: abgeschnittene Spalten, verschobene Ränder oder zu kleine Schrift. Mit ein paar einfachen Tipps kannst du die Excel PDF Formatierung optimieren:
Druckbereich festlegen: Markiere den Bereich, der im PDF erscheinen soll, und wähle Seitenlayout > Druckbereich festlegen.
Ausrichtung anpassen: Unter Seitenlayout > Ausrichtung kannst du zwischen Hochformat und Querformat wählen.
Seitenränder bearbeiten: Wähle „Schmal“ oder „Benutzerdefiniert“, um den verfügbaren Platz bestmöglich zu nutzen.
An Seite anpassen: Aktiviere die Option An eine Seite anpassen, damit deine Tabelle vollständig auf eine Seite passt.
Diese Schritte sorgen dafür, dass dein PDF professionell aussieht – egal, ob du es per E-Mail versendest oder ausdruckst.
Excel als PDF drucken, speichern und exportieren
Es gibt verschiedene Wege, eine Excel-Datei als PDF zu sichern:
Excel als PDF speichern:
Gehe zu Datei > Speichern unter, wähle den Speicherort und als Dateiformat „PDF (*.pdf)“.
Excel als PDF drucken:
Öffne die Datei, wähle Datei > Drucken, und als Drucker „Microsoft Print to PDF“.
Excel als PDF exportieren:
Über Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen hast du mehr Kontrolle über Layout, Seiten und Qualität.
So kannst du deine Excel Tabelle in PDF umwandeln, ganz nach deinem Bedarf.
XLSX zu PDF umwandeln – Auch ohne Excel
Falls du kein Excel installiert hast, kannst du XLSX zu PDF umwandeln – und das online kostenlos. Viele Tools wie SmallPDF, iLovePDF oder Adobe Acrobat Online bieten diesen Service an.
Der Ablauf ist simpel:
Öffne die Website eines Online-Konverters.
Lade deine .xlsx-Datei hoch.
Klicke auf „PDF umwandeln“.
Lade dein fertiges PDF herunter.
Diese Excel zu PDF online kostenlos-Option ist perfekt, wenn du schnell ein Dokument konvertieren möchtest, ohne Software zu Excel ganze Arbeitsmappe in PDF umwandeln installieren.
Excel zu PDF Mac – Einfach auf Apple Geräten
Auf dem Mac funktioniert die Umwandlung genauso leicht:
Öffne die Excel-Datei.
Wähle Datei > Drucken.
Klicke unten links auf Als PDF speichern.
Lege den Namen und Speicherort fest – fertig!
Alternativ kannst du über Datei > Exportieren als PDF direkt aus Excel heraus arbeiten.
Fazit
Ob du Excel ganze Arbeitsmappe in PDF umwandeln, die Excel PDF Formatierung optimieren oder deine Datei Excel zu PDF online kostenlos konvertieren möchtest – du hast viele einfache Möglichkeiten. PDFs sind zuverlässig, sicher und behalten immer das gewünschte Layout.
Mit wenigen Klicks kannst du deine Excel-Dateien professionell als PDF speichern, drucken oder exportieren – auf Windows, Mac oder sogar online. So stellst du sicher, dass deine Tabellen überall perfekt aussehen und problemlos geteilt werden können.